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Los procesos de cierre contable y el proceso de generación de reportes financieros

Cada mes, después del cierre contable, cuando el contador avisa que ha cerrado las cuentas y estados financieros, en ese momento, se inicia con el proceso de recolección de información como estados de la situación financiera y estado de resultados financieros.

Este proceso de cierre contable no inicia el primero de cada mes, inicia por el contrario con  un proceso organizado y sincronizado de actividades donde todos (no solo el contador) están comprometidos a una fecha de cierre y entrega de información a tiempo.

El contador es quien orquesta este proceso, donde por medio de una reunión de inicio proceso de cierre contable reúne a todo el equipo directivo y administrativo para:

  • Establecer Fechas de entrega de cada proceso
  • Establecer responsables de entrega de información
  • Establecer el canal de comunicación

En otras palabras, en Que, Quien, y Cuando de la información que se requiere, aquí una lista de ejemplo simplificada aquí abajo.

Hay empresas que tienen aplicaciones para seguimiento, considerando el volumen de tareas para poder hacer el cierre contable, algunas llegando hasta más de 200 tareas con responsables, fechas y tareas definidas. Entre mas grande la empresa, si cuentas con procesos específicos de liquidación de ordenes de producción o de costeo, más tareas se deberán ejecutar.

Esta lista de ejecución de tareas debe contener como mínimo:

  1. Que (cual es la tarea)
  2. Quien (responsable)
  3. Cuando, la fecha y hora de entrega
  4. El entregable:  (correo, un excel, un valor, ect)
  5. La acción: Confirmar, Contabilización, Definir, Ejecutar JOB, Email, Entrega, Imprimir, Limpieza Datos, Llamada, Pagos, Revision, Verificar
  6. Debe contener una persona de respaldo (backup)
  7. Debe contener una personar de revisión par (Per review)

Una vez completado todo el proceso de cierre contable, el contador avisa de cerrado los estados financieros y en ese momento, un equipo de analistas contables o financieros empezar a recolectar la información para crear informes a la medida, elegantes, con gráficos y tablas para presentar los números de la empresa en una manera organizada y compacta.

¿Cuántas personas tiene en su empresa para generar dichos informes? ¿Cuántos días demora su empresa en generar estos informes financieros? ¿Cuánto tiempo sus analistas contables tienen tiempo en el mes para analizar a fondo esos estados financieros? ¿El último informe que recibió es de que mes? ¿Dos meses Atrás?

La creación de esos informes generalmente inicia con exceles, pasan a macros (Excel) se organizan en estructuras resumidas, generadas con gráficos que luego se copian y pegan en PowerPoint, donde por último se incorporan textos, contexto de lo que paso durante el mes para quienes verán estos informes puedan tener la información completa: Números y contexto económico.

El problema se encuentra algunas veces cuando el contador cierra, se general los reportes en PowerPoint y sucede hay veces que nos damos cuenta de que falto información relevante para los estados financieros: Una provisión de despido, Una provisión de Renta, Un ajuste de inventario importante y así más asuntos que pueden afectar los números y que deben aparecer en los estados financieros. ¿Qué sucede entonces? El equipo de Generación de informes debe empezar nuevamente con todo el proceso: inicia con exceles, pasan a macros (Excel) se organizan en estructuras resumidas, generadas con gráficos que luego se copian y pegan en PowerPoint para el toque final.

Gracias a los procesos de un sistema de inteligencia de negocios, integrado con minería de datos se puede revisar hoy las cifras de una empresa el día primero del mes, ver como está el resultado de las operaciones del mes anterior.

Estas nuevas herramientas de inteligencia de negocios ya cuentan con funcionalidad para generación de re crear los informes, actualizar los estados financieros usando una plantilla pre definida, en otras palabras, clic derecho, opción actualizar estados financieros y ahí está: Estados financieros consolidados sin pasar por Excel, Macros, PowerPoint en cuestión de minutos.

Siendo así, estos analistas financieros, contables podrán tener más tiempo para analizar los estados financieros en vez de estar preocupados sacando los informes manualmente, cosas que generalmente hacen las herramientas de inteligencia de negocios de una manera robótica que en BI se denomina reglas de negocios.

 

En Alianxa Analytics Partner contamos con preconfigurados financieros que en un mes podemos implementar en cualquier empresa. Contáctanos.

Macro Procesos en cada lista de tareas para el proceso de cierre

Proceso de Cierre Contable

Facturación a Clientes90%
Cuentas por Cobrar80%
Cuentas por Pagar70%
Nomina67%
Produccion 55%
Inventarios%
Activos Fijos10%
Reclasificaciones20%
Gestión de Costos (liquidaciones)5%
Conciliación Bancaria10%
Impuestos3%
Limpieza Compensación Cierre Partidas Abiertas30%